ISCRIZIONI ONLINE
In pochi passi Crei, Pubblichi e Gestisci l’iscrizione all’evento tramite Moduli Web.
Carattestiche:
- Crea da zero o scegli tra i molti modelli grafici disponibili
- Definisci a piacimento i campi da compilare, attiva il countdown o i social link
- Modella l’email, il PDF e le pagine web di conferma
- Se vuoi… gestisci i pagamento con il tuo PayPal, gestisci le iscrizioni alle sessioni dell’evento o fai compilare un questionario
- Consulta le statistiche, manda i reminder, iscrivi da backend
- … e durante l’evento gestisci l’accredito e le presenze alle sessioni!
Eventi a pagamento: crea una o più tipologie di ticket, attiva il sistema di pagamento con carte di credito usando quello di sistema o collega al tuo conto PayPal ed infine aggiungi i ticket al modulo di iscrizione.
Troppo complicato? Usa il Wizard e non perdi tempo!
INVITI MAIL
- Usa il Mailing Wizard per creare in pochi passi la mail di invito
- Modella l’invito usando i modelli e gli strumenti Drag&Drop
- Verifica con il sistema di testing nei client email con Litmus
- Invia!
ACCREDITO ALL’EVENTO
Negli eventi l’accoglienza è uno dei fattori più importanti, la prima impressione che ricevono i partecipanti quando arrivano. In questa fase è importante gestire le operazioni di accredito velocemente e avere tutti i dati importanti disponibili per fornire le indicazioni a chi arriva. MeetMe ti supporta in ogni aspetto!
Caratteristiche:
- Accredito veloce tramite lettura voucher barcode
- Accredito snello tramite PC, Totem self-service oppure tramite tablet Android o iPad
- Stampa badge, consegna cordoncini, gadget o kit evento
- Gestione biglietterie per eventi a pagamento
Tutto sotto controllo: gli event manager sui propri smartphone controllano in tempo reale gli accrediti e verificano chi è arrivato.
SITO WEB PER PARTECIPANTI
Nell’era digitale i partecipanti sono sempre più esigenti, bisogna coinvolgerli maggiormente per gratificarli e contestualmente snellire il lavoro di segreteria ed incrementare l’efficacia dell’evento.
Creando un’area web riservata ai partecipanti è possibile condividere con loro i documenti dell’evento, fargli gestire le proprie scelte di partecipazione o raccogliere maggiori dati tramite questionari o sondaggi di gradimento.
Con MeetMe gli event manager possono gestire facilmente siti web per i partecipanti:
- Creazione facilitata dei siti web in pochi click
- Procedura automatica di creazione username e password per i partecipanti
- Pagine web personalizzabili con modelli preesistenti
- Completa integrazione con l’evento, i sondaggi e notifiche email
- Consultazione dei documenti, fotogallery o attestati di partecipazione
CENTRO SLIDE E DISPLAY EVENTO
Il Centro Slide è una funzionalità avanzata di MeetMe che consente di raccogliere le presentazioni dei relatori, associarle alle sessioni dell’evento e tramite regia associarle alle varie sale e display.
> La Regia Video
La funzionalità Display Evento di MeetMe consente alle regie nelle sale di gestire in modo snello il materiale multimediale da proiettare.
Come funziona?
- In MeetMe si creano dei display evento e si associano alle sale e sessioni dell’evento
- Il Layout dei Display si basa su codice HTML come per le pagine web, si possono creare usando dei modelli standard ad esempio con sottotitoli, titolo sessione, nome e cognome relatore
- Tramite un’interfaccia intuitiva il materiale multimediale si raggruppa per sala, relatore e sessione
- La scaletta con gli orari si può modificare velocemente, ad esempio nel caso una sessione si prolunghi è possibile velocemente spostare in avanti le sessioni future
- Viene verificata la conformità delle presentazioni Power Point per quel che concerne la risoluzione grafica e collegamento a video esterni
- Nella regia viene usato un dispositivo con uscita HDMI o VGA dal quale si recupera il flusso video del Display (con presentazioni, filmati, ecc.)
- Tramite strumenti di Regia è possibile gestire la scaletta dei contenuti, la loro durata, dei contatori/countdown
- Oltre al display “live” vengono gestiti anche schermate con layout standard di “stand-by” e “off”
- I Display possono essere utilizzati anche come schermo informativo sala, nei totem o video wall con dati agenda evento e altri contenuti dinamici
- MeetMe integra anche funzioni avanzate per i display come ad esempio la gestione dei sondaggi in sala con proiezione risultati, welcome message sui video wall, ecc.
> Tipologie Display Evento
- Display Sala (per presentazioni in sala)
- Display Sessione (schermata informativa sulla sessione in sala, come ad esempio: elenco sessioni della sala, sessione corrente con contatore)
- Display Agenda (dati agenda evento visualizzati in modo dinamico)
- Display Voting System e Sondaggi (proiezioni su schermo dei sondaggi live o fatti in precedenza)
- Display Speciali (con automatismi avanzati, ad esempio Welcome message con nome e cognome partecipante quando si accredita)
- Display Partecipante (da usare nel desk accrediti, dati di cortesia per chi si sta accreditando)
> Slide Relatori
I relatori possono consegnare il materiale per i loro interventi ad un tecnico preposto oppure possono caricare in autonomia le presentazioni con propria username e password. Il vantaggio di far caricare le presentazioni ai relatori in autonomia sta nel fatto che snellisce il lavoro di segreteria, riduce errori o contestazioni e le ultime modifiche della presentazione possono essere caricate fino all’ultimo momento.
PRESENZE ALLE SESSIONI
Modulo per registrare sul sistema la presenza e permanenza in sala dei partecipanti.
Importante per sapere quante persone sono in sala ed evitare sovraffollamenti, comprendere quali sono le sessioni più efficaci e per profilare i partecipanti.
Per i corsi di formazione, quali ad esempio ECM, questo strumento è fondamentale per ottemperare gli obblighi di legge. Le presenze dei partecipanti vengono utilizzate per il rilascio degli attestati di partecipazione e generazione XML da inviare al Ministero della Salute.
La registrazione delle presenze in sala può avvenire tramite:
- Lettura badge partecipante tramite lettore barcode o RFID
- Per affluenze maggiori tramite varchi RFID a mani libere
- Registrazione dei partecipanti tramite iPad, iPhone o smart phone Android
Le affluenza alle sale è consultabile in tempo reale ed i dati possono essere esportati in report excel e grafici.
STATISTICHE EVENTO
Fare il punto della situazione è importante in ogni momento.
Durante l’evento capire come sta andando e alla sua conclusione per tirare le somme.
MeetMe offre statistiche in tempo reale nella fasi di iscrizione e svolgimento dell’evento. Le statistiche offrono un’instantanea numerica sulle conferme o rinunce di partecipazione, accrediti all’evento ed i “no show”. Inoltre è possibile avere statistiche segmentate usando un campo di raggruppamento, ad esempio tipologia partecipante.
Invece a fine evento si possono scaricare in formato Excel i report dettagliati degli inviti/conferme-rinuncie/accreditati, i no show, presenza alle sessioni. Inoltre per certe tipologie di eventi sono disponibili ulteriori report quali report assemblea (per assemblee bancarie o di società per azioni) o report ecm (in formato XML per eventi Medici).
Inoltre è possibile raccorpare i report dell’evento con quelli legati ai mailing o sondaggi. Per analisi avanzate inoltre è possibile usare funzionalità BI per creare report multi-evento.
APPLICAZIONE MOBILE
Scarica RegMe per Android e IOS
RegMe ti consente di gestire gli accrediti e la rilevazione delle presenze direttamente con il tuo dispositivo mobile
